Documentos digitais- A velha nova era.

Documentos digitais- A velha nova era.

Reportagem escolhida :

Fonte: http://g1.globo.com/sao-paulo/sorocaba-jundiai/noticia/2012/12/forum-de-jundiai-sp-tem-processos-digitalizados.html

Os documentos digitais são, por muitas vezes, discriminados com relação à confiabilidade e autenticidade, pois são facilmente adulterados e a incerteza de não saber se estes são autênticos é algo que amedronta muitos usuários deste novo meio.

 É algo inovador pela facilidade de tramitação e acesso quando falamos de documentos digitais. Certamente surgiram para diminuir ou até mesmo acabar com um dos maiores problemas enfrentados por qualquer arquivo: a falta de espaço físico. Com o surgimento dessa nova ferramenta, surgem também problemas relacionados ao documento digitalizado ou gerado eletronicamente. A partir da Lei Nº 12.682, juridicamente, os documentos digitalizados e distribuídos pelos meios eletrônicos, passam a ter o mesmo reconhecimento legal do que os em papel. Os documentos devem manter a integridade, autenticidade e confidencialidade, além de proteger seu acesso, uso, alteração, reprodução e destruição.

Na resolução nº 37 do CONARQ, a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais devem estar apoiada em procedimentos de gestão Arquivística de documentos. O ambiente digital é propício à introdução de desconfiança com relação à autenticidade, requisitos mínimos de segurança devem ser considerados para que não haja desconfiança pelo usuário, como por exemplo, a certificação digital, a comprovação de origem e da autoria do documento. As diretrizes apresentadas na Resolução citada acima têm por finalidade instrumentalizar os produtores e custodiadores de documentos arquivísticos para uma presunção na autenticidade dos documentos. Ruipérez enfatiza sobre o cuidado com as identificações de séries que deve estar presente em todo o percurso da documentação, desde o seu nascimento até sua destinação final, atividades como classificação, avaliação e descrição ajudam nesse processo. Mesmo com tantos benefícios quando falamos de documentos digitais ainda há pessoas relutantes em deixar documentos em suporte de papel de lado, segundo Lopez (1999), “O passado palpável se perde para dar espaço a suas representações”, neste sentido podemos observar a necessidade de mostrar como o passado nos remete há mudanças e que as mudanças fazem parte do presente, estão acontecendo, com a proliferação do conhecimento, seja ela, por exemplo, em forma de documentos digitais, é necessário para o “autoconhecimento da sociedade”.

  

A reportagem escolhida pelo grupo retrata a digitalização dos processos no fórum de Jundiaí, São Paulo.  Onde começou a disponibilizar processos das varas civil, de família e pequenas causas pela internet, otimizando sua consulta e acesso com maior rapidez.

Os advogados fazem petições pela internet e enviam diretamente ao tribunal de justiça e que para ser validado é necessário que tenha um certificado digital. Com este é possível comprovar que tais processos são autênticos diante do tribunal de justiça. Esta novidade não agrada a todos, muitos advogados reclamam que não tem certificação para enviar processos pela internet, alegando que o sistema precisa de maiores adequações para melhorar seu uso, o sistema digital começou a ser implantado no fórum de Jundiaí a cerca de três meses e neste tempo mais de dois mil processos que deveriam dar entrada no setor, foram disponibilizados na internet.

O primeiro problema apresentado na reportagem é a falta de prazo de adequação por parte dos advogados em relação ao novo modo do sistema digital implantando pelo Fórum de Jundiaí. O problema decorre, porque são poucos advogados que possuem a certificação digital. Segundo o Superior Tribunal de justiça: “... O certificado digital, também denominado identidade digital, pode ser adquirido por qualquer cidadão, empresa ou entidade diretamente de qualquer uma das Autoridades Certificadoras (ACs) que integram a chamada Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil)...”

Sem a certificação digital, os advogados não podem anexar petições, analisar o processo e executar outras ações, ou seja, toda a tecnologia que foi criada para facilitar não possui validade se não tiver a certificação.

A reportagem relata a facilidade de acesso, a economia de papel, tempo e dinheiro com a digitalização. Os processos no suporte físico é um problema, por causa da quantidade de espaço, da dificuldade de locomoção, de acesso, de organização, entre outros. Porém em nenhum momento é citado quais são os problemas gerados pela digitalização. A grande questão é: depois de digitalizados os processos, como estes estão organizados, é feita uma gestão eletrônica dos documentos, há tabela de classificação, de temporalidade ou se há eliminação?

Sobre essas questões não se ouvem discursões nos próprios tribunais, fóruns e nas mídias – que mostram penas os lados positivos da digitalização, como na reportagem. O que acontece no Brasil, que foi relatado na palestra do Leonardo Moreira, primeiro é implantado um sistema e depois tentam fazer um planejamento. Havendo um custo de recurso material e dinheiro público, na maioria das vezes, esses sistemas estão voltados para a execução da acessibilidade e não como deve ser feita a organização dos documentos.

A ênfase dada à economia de papel e de dinheiro se for bem observada não é tão verídica, pois mudam-se as formas mas não o resultado. Se antes gastava-se papel, agora é necessário criar ou pagar para utilizar um software.

Para conseguir realizar uma organização dos documentos, deve-se conhecer o mesmo diplomaticamente, saber se possui autenticidade legal e\ou histórica. E a partir dessas informações fazer a análise tipológica, conseguindo definir as séries documentais para que haja a elaboração de no mínimo um plano de classificação para estes documentos digitais.