Documentos digitais- A velha nova era.
Reportagem escolhida :
Os documentos
digitais são, por muitas vezes, discriminados com relação à confiabilidade e
autenticidade, pois são facilmente adulterados e a incerteza de não saber se
estes são autênticos é algo que amedronta muitos usuários deste novo meio.
É algo inovador pela facilidade de tramitação
e acesso quando falamos de documentos digitais. Certamente surgiram para diminuir ou até mesmo
acabar com um dos maiores problemas enfrentados por qualquer arquivo: a falta
de espaço físico. Com o surgimento dessa nova ferramenta, surgem também
problemas relacionados ao documento digitalizado ou gerado eletronicamente. A
partir da Lei Nº 12.682, juridicamente, os documentos digitalizados e
distribuídos pelos meios eletrônicos, passam a ter o mesmo reconhecimento legal
do que os em papel. Os documentos devem manter a integridade, autenticidade e
confidencialidade, além de proteger seu acesso, uso, alteração, reprodução e
destruição.
Na resolução
nº 37 do CONARQ, a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais devem
estar apoiada em procedimentos de gestão Arquivística de documentos. O ambiente
digital é propício à introdução de desconfiança com relação à autenticidade,
requisitos mínimos de segurança devem ser considerados para que não haja desconfiança
pelo usuário, como por exemplo, a certificação digital, a comprovação de origem
e da autoria do documento. As diretrizes apresentadas na Resolução citada acima
têm por finalidade instrumentalizar os produtores e custodiadores de documentos
arquivísticos para uma presunção na autenticidade dos documentos. Ruipérez
enfatiza sobre o cuidado com as identificações de séries que deve estar
presente em todo o percurso da documentação, desde o seu nascimento até sua
destinação final, atividades como classificação, avaliação e descrição ajudam
nesse processo. Mesmo com tantos benefícios quando falamos de documentos
digitais ainda há pessoas relutantes em deixar documentos em suporte de papel
de lado, segundo Lopez (1999), “O passado palpável se perde para dar espaço a
suas representações”, neste sentido podemos observar a necessidade de mostrar
como o passado nos remete há mudanças e que as mudanças fazem parte do
presente, estão acontecendo, com a proliferação do conhecimento, seja ela, por
exemplo, em forma de documentos digitais, é necessário para o “autoconhecimento
da sociedade”.
A reportagem escolhida pelo grupo retrata a
digitalização dos processos no fórum de Jundiaí, São Paulo. Onde começou a disponibilizar processos das
varas civil, de família e pequenas causas pela internet, otimizando sua consulta
e acesso com maior rapidez.
Os advogados
fazem petições pela internet e enviam diretamente ao tribunal de justiça e que
para ser validado é necessário que tenha um certificado digital. Com este é
possível comprovar que tais processos são autênticos diante do tribunal de
justiça. Esta novidade não agrada a todos, muitos advogados reclamam que não
tem certificação para enviar processos pela internet, alegando que o sistema
precisa de maiores adequações para melhorar seu uso, o sistema digital começou
a ser implantado no fórum de Jundiaí a cerca de três meses e neste tempo mais
de dois mil processos que deveriam dar entrada no setor, foram disponibilizados
na internet.
O primeiro
problema apresentado na reportagem é a falta de prazo de adequação por parte
dos advogados em relação ao novo modo do sistema digital implantando pelo Fórum
de Jundiaí. O problema decorre, porque são poucos advogados que possuem a
certificação digital. Segundo o Superior Tribunal de justiça: “... O
certificado digital, também denominado identidade digital, pode ser adquirido
por qualquer cidadão, empresa ou entidade diretamente de qualquer uma das
Autoridades Certificadoras (ACs) que integram a chamada Infra-estrutura de
Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil)...”
Sem a
certificação digital, os advogados não podem anexar petições, analisar o
processo e executar outras ações, ou seja, toda a tecnologia que foi criada
para facilitar não possui validade se não tiver a certificação.
A reportagem
relata a facilidade de acesso, a economia de papel, tempo e dinheiro com a
digitalização. Os processos no suporte físico é um problema, por causa da
quantidade de espaço, da dificuldade de locomoção, de acesso, de organização,
entre outros. Porém em nenhum momento é citado quais são os problemas gerados
pela digitalização. A grande questão é: depois de digitalizados os processos,
como estes estão organizados, é feita uma gestão eletrônica dos documentos, há
tabela de classificação, de temporalidade ou se há eliminação?
Sobre essas
questões não se ouvem discursões nos próprios tribunais, fóruns e nas mídias –
que mostram penas os lados positivos da digitalização, como na reportagem. O
que acontece no Brasil, que foi relatado na palestra do Leonardo Moreira,
primeiro é implantado um sistema e depois tentam fazer um planejamento. Havendo
um custo de recurso material e dinheiro público, na maioria das vezes, esses
sistemas estão voltados para a execução da acessibilidade e não como deve ser
feita a organização dos documentos.
A ênfase dada
à economia de papel e de dinheiro se for bem observada não é tão verídica, pois
mudam-se as formas mas não o resultado. Se antes gastava-se papel, agora é
necessário criar ou pagar para utilizar um software.
Para conseguir realizar uma organização dos
documentos, deve-se conhecer o mesmo diplomaticamente, saber se possui
autenticidade legal e\ou histórica. E a partir dessas informações fazer a
análise tipológica, conseguindo definir as séries documentais para que haja a
elaboração de no mínimo um plano de classificação para estes documentos
digitais.
